A posição de um arquivo público no organograma governamental não é um consenso. Tanto em São Paulo como em outros estados brasileiros, esta instituição esteve associada a diversas secretarias. Alguns estados, por exemplo, ainda mantêm o Arquivo Público ligado à Secretaria da Cultura; em outros, ele está subordinado à Secretaria de Estado da Administração.

Segundo o Professor Carlos Bacellar, Coordenador do Arquivo Público do Estado de São Paulo, isso ocorre porque os arquivos centrais sempre estiveram vinculados à preservação de documentos para a produção de conhecimento histórico, motivo que fez, em São Paulo, o Arquivo Público ficar vinculado à Secretaria de Cultura até o ano passado. No entanto, o professor explica que a preservação de documentos é só uma das atribuições de um arquivo público. Antes disso, é realizado um árduo e longo trabalho que inclui a regulamentação da produção de papéis do Estado; a transferência de documentos de outras secretarias; a preservação, restauração e a organização arquivística do acervo e, finalmente, a disponibilização do documento à sociedade.

O professor acredita que estar subordinado à Casa Civil ressalta um papel administrativo essencial ao Arquivo: propor e implementar uma política estadual de gestão de documentos. A posição do Arquivo, junto à administração direta, ficou mais clara dentro da organização do Estado, destacando a sua função administrativa e gerencial.

Hoje, por exemplo, cada secretaria possui uma Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo. Trata-se de um grupo permanente e multidisciplinar, responsável, entre outros, pela seleção de documentos para eliminação e pela certificação da boa gestão documental, apontando as especificidades da secretaria neste assunto. Já o Arquivo Público deve fornecer orientação técnica sobre a gestão de documentos a estas comissões, além de determinar a transferência e o recolhimento de documentos com comprovado valor administrativo, histórico-legal ou histórico-cultural.

Fonte: http://www.enara.org.br/modules.php?name=News&file=article&sid=379

Com base nestes argumentos, gostaríamos de saber sua opinião sobre a atual posição hierárquica do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro. Hoje o AGCRJ está vinculado a Secretaria das Culturas. Qual o caminho que acredita que o AGCRJ deveria seguir?

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