O Governo do Estado do Rio de Janeiro implementa um novo sistema que vai reduzir os processos em papel e possibilitar que, em até cinco anos, grande parte dos documentos sejam geridos de forma digital. O objetivo do projeto “Processo Digital”, desenvolvido pela Secretaria de Estado da Casa Civil, é aumentar a eficiência administrativa, fazendo com que todos os servidores do Estado usem um sistema integrado que possibilite a produção, o trâmite, a pesquisa, inserção e a troca de informações disponíveis de maneira mais rápida e eficiente.

– Esse programa tem por objetivo a racionalização dos processos e vai possibilitar o aumento da eficiência do Estado. O Rio de Janeiro quer ser o primeiro estado do País a processar todos os seus documentos por meio digital – disse o secretário-chefe da Casa Civil, Regis Fichtner.

A primeira fase será concluída em agosto, com quatro processos-piloto: “Nomear e exonerar servidores”, da Casa Civil; “Gerir Solicitação de combustível” e “Cadastrar veículos”, da Secretaria estadual de Planejamento e Gestão; e “Aquisição de armamentos”, da Secretaria de Segurança Pública.

– Os três primeiros processos foram escolhidos para testarem o sistema pois são comuns a todos os órgãos do Estado – explica Marco Antonio Horta, subsecretário de Gestão da Casa Civil.

A Secretaria de Segurança Pública, por sua vez, foi escolhida por ter demonstrado forte interesse no projeto ainda na fase inicial.

Os cálculos da Casa Civil deixam claro o quanto a gestão eletrônica vai aumentar a eficiência: gerir combustível, que hoje, com o processo de papel, leva 10 dias, passará a levar apenas um dia. Para cadastrar veículos, cai de 24 horas para 20 minutos. E a nomeação e exoneração de servidores deixará de demorar 10 dias para ser concluída em três.

– O Processo Digital está inserido no contexto da modernização da gestão, que vem acontecendo desde 2007. Algumas dessas mudanças são perceptíveis ao público em geral, outras são específicas para os servidores, mas também são muito importantes, porque trazem racionalização e economia à administração pública. O Processo Digital vai coroar uma grande operação de modernização da gestão da documentação pública – destaca Horta.

Com a implementação do projeto, o Estado economizará mais de R$ 100 milhões em dez anos

Segundo cálculos da Secretaria de Gestão da Casa Civil, com a gestão eletrônica dos processos e documentação, o Estado do Rio fará uma economia superior a R$ 100 milhões nos próximos 10 anos, por conta da redução de custos de papel, espaço para estocagem, transporte e energia elétrica que seriam necessários para manter os arquivos físicos. A sustentabilidade e o respeito ao meio ambiente também foram levados em consideração na troca do papel pelo arquivo digital: quando o projeto estiver completamente implantado, o Estado terá evitado, a cada ano, o corte de 1.877 árvores e economizado mais de três milhões de litros de água e mais de 156 quilowatt-hora (KWh) de energia.

Para os servidores, um benefício direto do Processo Digital virá no momento de pedir a aposentadoria: o processo “nomear/exonerar servidor” trará o controle preciso de todas as comissões exercidas quando estava na ativa, acabando com a dificuldade de levantar esses dados para dar entrada no auxílio.

Treinamento interno

O sistema usado no projeto foi licitado pela Casa Civil, tendo como vencedora a solução da ECM da Oracle, uma grande empresa americana fornecedora de sistemas e softwares de negócios. O custo da compra foi de R$ 2,94 milhões e inclui o treinamento dos servidores do Estado que vão usar os processos-piloto.

A experiência desse grupo será repassada aos demais servidores, em treinamentos internos. Os planos de classificação de documentos e atividades de administração pública estão sendo levantados por uma parceria entre o Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro e a Universidade Federal Fluminense.

Na segunda fase, que começa após a entrada em produção dos quatro primeiros processos, a Secretaria de Estado de Fazenda, o RioPrevidência, a Agência Reguladora de Energia e Saneamento Básica (Agenersa) e o Instituto Estadual do Ambiente (Inea) devem se integrar ao “Processo Digital”. Não há um prazo definido para que todos os órgãos e entidades do governo sejam incorporados ao projeto, mas Horta estima que o trabalho leve cinco anos. E já comemora:

– Com o ‘Processo Digital’ o Poder Executivo do Rio de Janeiro se iguala em modernidade e eficiência a áreas do Poder Judiciário que trabalham exclusivamente com processos digitais.

Fonte: http://www.ioerj.com.br/portal/modules/news/article.php?storyid=104