Recomendações para implantação de um programa de gestão de documentos para o Instituto Federal do Amazonas

Resumo

Este artigo apresenta o produto técnico-científico resultado da pesquisa desenvolvida no âmbito do Programa de Pós-Graduação em Gestão de Documentos e Arquivos da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro. O objetivo geral deste estudo foi propor recomendações para implantação de um programa de gestão de documentos para o Instituto Federal do Amazonas (IFAM), visando colaborar com as práticas arquivísticas adotadas pela instituição. Realizou-se um diagnóstico da situação arquivística institucional para verificar quais procedimentos de gestão de documentos são aplicados pelos serviços arquivísticos do IFAM e identificar quais diretrizes da ISO 15489:2018 e 30300:2016 podem ser aplicadas na instituição, como boas práticas de gestão de documentos. Quanto à metodologia, utilizou-se à pesquisa descritiva com abordagem qualitativa. Para realização do diagnóstico, optou-se pelo uso de questionário com perguntas abertas e fechadas, a fim de obter informações da Reitoria e das dezessete unidades de ensino do Instituto. Com a análise dos dados coletados, e a partir das boas práticas difundidas nas normas internacionais, propõe-se cinco recomendações para implantação do programa de gestão de documentos no IFAM, sendo elas: definição da política arquivística institucional, a designação de responsabilidades, a aplicação dos instrumentos técnicos de gestão de documentos, a constituição e divulgação da comissão permanente de avaliação de documentos e a preservação de documentos arquivísticos.